假如你想讓辦公室自動化

最近國內一家出版社與電腦公司發生買賣糾紛，出版社一狀告到法院，控訴電腦公司詐欺。

出版社認為，電腦公司沒有提供足夠的應用軟體，致使所購置的電腦，未能發揮預期的功能。

電腦公司則說明，依照合約規定，軟體應是雙方合作開發，他們已投入許多人力與財力，但出版社卻有意打退堂鼓，遭受損失、該提控訴的應是他們。

這件事，目前雙方各執一詞，已進入訴訟程序。值得注意的是，此案發生後，起了「登高一呼，四方響應」的作用，許多電腦用戶紛紛出面，表示也遭遇過類似問題，還有人請求消費者基金會代為「討回公道」。

右圖：電腦是辦公室自動化的利器，秘書可利用它記錄、安排老闆的時間表，及打文件等。（張良綱）

電腦淪為「現代花瓶」了？

然而，這些都只是露出海面的冰山，還有更大的部分隱藏在海水下。一位資訊界人士持平地說：「若以是否發揮預期功能為標準，恐怕70％以上的電腦買主都要告到法院了。」

這句話道出國內推行辦公室自動化已亮起了紅燈。許多機構或企業投下鉅資，實施自動化作業，原冀望能提高工作效率，大展鴻圖。不料電腦未能發揮預期功能，或僅能勉強使用，投入的資金、人力與回收不成比例；或閒置一旁，成為辦公室的「擺設」。而沉重的資金負擔，也將成為企業營運上的巨大陰影。

有人形容：電腦就像一隻巨獸，駕馭得法，就能發揮無比的威力；不懂應用之道，可能反遭其噬。

因此推行電腦前須先瞭解：這隻巨獸有那些能力？如何才能驅使它好好做事？專家多主張，非必要或無力控制，最好別急著去招惹它。

圖1：事先對員工進行教育，較易順利推行辦公室自動化。圖為聯成公司請電腦專業人員給員工上電腦課。（張良綱）

自動化並不等於電腦化

近幾年來，全球刮起一陣辦公室自動化的旋風，各國的機關行號紛紛購置電腦，以實施自動化。前些日子世界經濟不景氣，百業蕭條，唯有資訊工業大幅成長。

「事實上，辦公室自動化並不等於電腦化」，哈佛企管顧問公司總經理洪良浩說：「所謂辦公室自動化，是利用一些機器設備，使白領階級的生產力提高。因此，凡能提高辦公室作業效率的工具，如影印機、電話、微縮影機、傳真機、電腦等，都屬自動化設備。只是其中以電腦功能最大。」

他強調，採用自動化設備，使工作效率提高，是每個機構應走的方向，電腦也確是辦公室自動化最重要的利器，但未必每個機構、每種情況都適用。

圖2：傳真機也是辦公室自動化設備之一。圖中職員正以電話通知對方，將文件傳真過來。（張良綱）

殺雞焉用牛刀

行政院主計處電子中心組長劉勝東同意這種說法。他指出：「企業在實施自動化前，應先瞭解自己的需求，據以選擇合適的設備；不要看到別人買電腦，就跟著買。電腦並不能解決所有問題，有些工作，用電腦處理反而更麻煩。」

舉例來說，故宮博物院珍藏的古物資料，以圖片為主，沒有文字需要編輯或數字要運算。如果實施電腦化，電腦所能做的，是把古物的名稱輸入，並在名稱下註明類別，查詢時可以很快找出某一古物屬於某類，或某類古物有那些。

「用電腦處理這些資料，可謂『殺雞用牛刀』，與其買電腦，不如買微縮影機，將其製成微膠卷，以便保存。查詢時，只要分類卡製作完善，從卡片找，比操作電腦還快。」主計處電子中心另一位工作人員指出。

圖3：哈佛企管總經理洪良浩說：「能提高辦公室生產力的機器，即屬自動化設備。但自動化不等於電腦化。（張良綱）

國內電腦化的方向有偏差？

另一個決定應否購置電腦的要素，是預估投資金額與回收效益，看是否值得。電腦化的目的，是提高辦公室作業效率，以提高服務品質，加強對外競爭力，不能與追求經濟效益的原則相悖。

例如：五十位員工公司的人事、薪資資料，只要製成卡片或表格，就能一目了然，雇一個人即可管理得很好。如也要實施電腦化，則又買電腦、又請操作員，就不划算了。

那到底什麼情況下較需用電腦？什麼情況較不需要？可有判斷的原則？

資訊界人士認為：大體說來，數量愈多、分類愈細、處理方式固定、且需花很多人力的資料，愈有必要採用電腦；反之，數量少、種類單純、處理方式不固定的資料，就較不需要。

圖4：行政院主計處劉勝東組長認為，企業在購買電腦前，應先確實瞭解自己的需要，及電腦的能力。（張良綱）

戶政工作最適合借重電腦

因此，「基層的工作，如戶政事務所辦的戶口遷出與遷入、戶籍謄本、印鑑證明等業務，每區的戶籍資料很多，每當有人要辦某項手續，櫃臺人員便得起身到檔案櫃中把他的資料找出來，工作是固定的、重覆的、且極耗人力的，最適合借重電腦。」國科會副主任委員王紀五說。

他又指出：「所以，辦公室自動化雖應由上至下倡導，卻宜由下而上實施。但現在我們多將電腦看成進步、權威的象徵，而有在較重要單位先施行的趨勢，方向似乎有點偏差。」

但是，所謂需不需要電腦化，並非一成不變的。劉勝東舉例說：「電冰箱剛問世時，有些家庭主婦認為自己天天上菜場，不需要冰箱。但隨著時代進步，一方面是社會結構改變，出現了許多職業婦女；另方面則是冰箱的性能加強、售價降低，使大部分人都買得起。現在冰箱已是極普遍的家電用品，即使家中主婦仍天天上菜場，冰箱也已成為不可或缺的設備。」

圖5：聯成公司總經理苗豐強指出：推行電腦化失敗，有時原因不在電腦，而是單位本身制度不善所致。（張良綱）

該不該電腦化，標準非一成不變

同樣的，未來或因機關、企業的業務擴大；或因電腦售價降低、功能加強、操作更簡便，每個人都很容易學會，現階段覺得不該、不需電腦化的作業，也許就變成需要了。

再以前述故宮古物資料的例子來說，現僅需以微縮影方式處理，有朝一日，電腦普及、網路溝通便利後，大家希望不必去故宮，也能查到有那些古物；或電腦科技進步，能將古物圖像直接儲存，就該實施電腦化了。

要知道在現階段是否需要或值得電腦化，可委託管理顧問公司或軟體公司，做可行性研究。

問題是，國內這兩種行業尚未發展成氣候，大部分公司規模嫌小、水準偏低，研究結論的可信度不高。而且，他們往往為了「可行」後有生意可做（如軟體的規畫、分析與設計等），研究時往往不夠客觀，不斷將客戶導向「可行」的方向；加上國內許多欲進行電腦化的單位，有強烈的「可行」動機，因此雙方「一拍即合」。結果往往是，憑添了許多電腦化失敗、電腦閒置的事例。

圖6：王安電腦台灣分公司經理林榮生提醒消費者，一定要肯投資開發或購買軟體，電腦才能發揮效用。

消費者的態度要正確，業者的研究才會客觀

如何避免上述情況呢？劉勝東說：「消費者應盡量委託聲譽佳的公司進行研究，且不要預存冀其『可行』的主觀立場。更重要的是，務必瞭解可行性研究是該付費的。許多用戶在請軟體或企管公司進行研究後，結論若為『不可行』，就因沒看到具體結果，而拒絕付費；若為『可行』卻又期望對方將可行性研究贈送，理由是接下去的種種工作也要委託對方進行。在這種情況下，若不說『可行』，就『血本無歸』，實也難怪業者不夠客觀、嚴謹。」

辦公室電腦化的方式可大致分為兩種：一種是經過整體規畫，設立電腦中心，購置較大型的電腦主機，各部門設終端機或微電腦與主機相連。另一類是若某個部門資料特別多、特別雜，難以處理，便先買個微電腦，借重套裝軟體處理這一部門的工作；其餘部門有類似情況，就再買一個，彼此不一定要連線作業，也不一定能連線（不同廠牌者連線有困難）。

一般說來，後者情形較單純，投資額不高，效果有限，在國外有些小公司採用。國內則由於中文的套裝軟體數量尚屬微乎其微，採用者極少，故本文以前者為討論重點。

圖7：美國安全太平洋銀行電腦中心的系統分析師周可說：「人們對新東西都有排拒心理。電腦化初期遭到阻力的情形，中外皆然。」。（張良綱）

以開放的胸襟、正確的態度，面對電腦化趨勢

電腦進入辦公室，會使傳統作業方式產生很大的改變。過去的辦公室作業，是透過人與人間的溝通進行；自動化後，將轉變為人與電腦、電腦與電腦間的溝通。人如何來面對這種改變？

洪良浩說：「現在人們對電腦的態度趨向兩個極端，一種是太過熱切，視它為『萬靈丹』，以為有了電腦就能解決所有問題；另一種則是太過冷漠，認為過去沒有電腦，我們也能生活、工作得很好，未來亦是如此，何必去找麻煩用電腦呢？當然，這二者都是不正確的態度。」

面對資訊時代的來臨，我們應持的態度是：瞭解電腦為協助人處理資料的工具，借重它可提高工作效率及品質。它雖不是「萬靈丹」，但卻是未來生活不可或缺的設備。一味排斥、逃避，就會愈來愈隔閡，終會被時代潮流遠遠丟在後面。

那麼，在辦公室自動化作業中，人們如何應用電腦？它又能發揮什麼功能？

臺大教授楊維楨分析：「電腦在辦公室中，最基本的效用是處理繁雜的資料，以節省人力，提高工作效率；並可減少錯誤，加強精確度，即具『作業性』功能。此外，這些資料以電腦處理，能迅速提供正確的數據，做為經理人製定決策的依據，稱為『資訊管理系統（MIS）』。」

藉作業電腦化促使管理現代化

神通電腦董事長苗豐強說：「以前常因資料過於繁雜，難以計算精確，或計算起來費時太多，不能及時提供，以致經理人往往依經驗及感覺作決策。建立資訊管理系統後，這些問題會大為減少，乃至消除，可提高判斷的正確度。」

舉例來說，一個工廠需要幾百種原材料，除常用的幾種外，其餘的到底該何時叫貨？已叫過多少？已使用多少？還剩下多少？……這些問題，管理單位很難記得清楚。有時要找某樣材料，以前進貨的單據混在一堆檔案中，非常難查；又記不清這項材料是堆在倉庫中的那個角落，不易清點存貨；甚且不能確定到底還有沒有。依過去的處理方法，管理人員全憑印象，若依稀記得半年前叫過貨，似乎是用完了，就再叫吧。

建立資訊管理系統後，每次進貨、取用的記錄都輸入電腦，當工廠要添購某樣材料時，只需按個鍵，調出存在電腦中的檔案，馬上就能查出還有沒有存貨、前幾回購買的時間與數量、當時的價格、供應商名錄……等。還可令電腦運算過去每一單位數量的貨可用多久？亦可進一步得知此次進貨的時間是提前或延後？

如果這次進貨的時間提前，為什麼？那一個環節出了問題、造成浪費？如果各部門其他記錄都很正常，那麼是不是這批貨的品質較差、耗損量較大？

如果這次進貨的時間延後，為什麼？是那個環節造成的？該單位最近的做法有何改變？這種做法是否值得進一步研究、推行？

憑藉詳細、正確的資料，可查個水落石出，找到管理上的優缺點，再據以決定是要改進還是推行。

「辦公室自動化最大的好處，不在於節省人力，而是促使每個環節的工作更精確，作業流程更合理化與制度化。」苗豐強說。

若規畫不佳，電腦也會有「化簡為繁」之處

但電腦畢竟只是個工具，能否促使作業流程合理化，主要還是取決於使用者。

美國安全太平洋銀行電腦中心系統分析師周可舉例說：「我們銀行實施自動化作業時，由局部做起，再漸次擴展至整體。實施自動化作業的項目頗多，例如客戶只須憑磁卡就可直接指示電腦辦理領款、存款、匯兌、信用狀……等手續，我們每增辦一項業務，就發行一種磁卡，最後磁卡竟多達十九種。有天我們忽然想到為什麼不將各種磁卡合一呢？此事說明瞭一點：電腦是由人使用的，安排得不夠好，仍會有效率不佳的情形。」

此外，要電腦發揮功能，還得先將正確的資料有系統地輸入。如果單位原先的制度不健全，資料混亂、零碎、錯誤百出。所得結果也必然謬誤連連。

劉勝東指出：「有許多機關或企業，實施電腦化後發現並不能發揮多少功能，問題不在電腦，而在本身的制度。」

因此，施行電腦化的第一個步驟，是檢討機關內的作業流程，按電腦能接受的方式重新規畫。

什麼是電腦能接受的方式？苗豐強說：電腦是很死板的東西，說一不二、一絲不苟。例如填寫人事資料，若規定是先寫性別、再寫年齡，對先寫年齡、再寫性別者，它就不接受；如果這個格子應填的答案為「是」或「否」，它就只接受這二種答案，不接受模稜兩可的指示；如果答案應為數字，就只接受數字……。它要求每一環節的答覆明確，不接受傳統文書上常有的「備註」，除非另有程式指示，那些情況可列為備註。

規畫與分析宜整體進行，實施則宜局部推進

「把每個單位應做的工作固定，使權責分明，並不是遷就電腦。」苗豐強指出：「完善的管理制度，原就應講求精確，使作業流程標準化——如工廠的生產線一樣，每個人的工作明確、固定，才能提高工作效率，及塞住所有可能產生流弊的漏洞。這是趁電腦化之便，促使制度合理、完善。」

軟體規畫是進行辦公室自動化的第一步，接下去的工作依次為：系統分析、程式設計、系統維護（軟體常因業務量或作業流程的改變，而需要進行修改）。

規畫（製定作業流程）與分析（規畫整個電腦作業系統）時，必須有電腦、管理與對這項業務有充分瞭解的人員參與。一般說來，進行辦公室自動化時，宜先整體規畫與分析；但程式設計及實施時，則可一部門、一部門推進，以便發現不妥處，即時修改，避免「全盤皆輸」的風險，也讓員工逐漸熟悉電腦作業。

在美國，有專業的電腦顧問公司，提供從頭到尾的服務，包括協助客戶購置電腦、派員駐在客戶處，進行操作與維護。有的用戶甚至不必備置電腦，只需裝個終端機，與這些公司連線，使用他們的電腦。

國內這些軟體工作，有企管顧問公司及軟體公司提供服務。一般說來，企管公司偏重於進行規畫、分析等前段的工作；軟體業則偏重分析、設計、維護等後段的工作。

規畫與分析都是非常專業的工作，除要賦予電腦處理當前工作的能力，還要顧及機構未來業務的發展，所以進行時通常要預估三年成長。

先軟後硬？先硬後軟？

「進行電腦化時，先委託專業公司，由他們依客戶的需求、預算、未來成長情形等，進行軟體分析、設計，及建議採取的硬體品牌、規格，這種『先軟後硬』的做法較為理想。」楊維楨教授說。

但目前國內機構進行電腦化的步驟卻非如此，而是先與硬體廠商接觸，由硬體公司推薦合作的軟體業者。雖然也有硬體業者認為，由硬體業者推薦合作關係密切的軟體公司，雙方較有默契，可以達到「軟硬兼施」的效果，使軟體、硬體密切配合。但這種做法，因已先決定硬體，就難免會發生遷就機器，而使作業較為不便的情形。

造成國人多採「先硬後軟」方法的原因，一方面是國人不瞭解軟體的重要性，而較信服於可見規模的硬體設備；另一個原因則是國內軟體業者普遍規模嫌小、專業水準不夠，且不乏工作做了一半，即無以為繼的事例，因此難得消費者信任。

軟體協會理事長高照訓表示，協會願擔任業者與消費者間的橋樑，消費者若想選擇獨立、客觀及水準高的軟體公司，他們可代為推薦。

但觀念的轉變並非易事，因此短期內，大多數要進行電腦化的機構，還是會先買硬體。於是問題又來了：每家硬體公司的銷售員都是舌燦蓮花，將自家產品說得神奇無比，價格又最公道，讓人難以取決。這時應如何選擇呢？

善用同業的經驗

「事先打聽這些公司的信譽、服務情形，做為選擇的參考。但最好還是聽取這家公司的客戶、尤其是同業客戶的意見。」曾在IBM服務十三年，現任第一信託公司電腦部經理的麥蘭德說：「用戶可請電腦公司提供客戶名單，以便前往參觀，電腦公司都會樂意提供的。」

但電腦公司勢必提供最成功的例子，參觀的結果是都很順利、完滿，這種參觀如何達到幫助選擇的目的？

麥德蘭說：「每家公司都提供成功的例子，還是在一種平等的基礎上比較。而且既然別人能做到，我們應該也能。此外，在參觀時，不只要聽他們介紹電腦如何好用，還應分辨那家公司的管理制度、作業型態與自己較接近，然後選擇曾經做過類似個案、且又十分成功的電腦公司，較為可行。」

選用電腦是「天長地久」的事

選用電腦的第一步非常重要，因為目前不同廠牌的電腦連線尚有困難，且價格極昂，因此一旦買進或租用某種廠牌的電腦，以後擴充或換新時，為使軟體程式及資料能繼續使用，多會再選擇同一廠牌。

「買電腦就像娶老婆，是長久的事，不要只看第一年的投資。貪小便宜可能蝕大本。」王安電腦林榮生說。

舉例來說，電腦機種日新月異，每種產品約只有三、五年生命。在產品生命的末期，電腦公司往往會降價促銷。有人因買到便宜貨而沾沾自喜，未料不久之後，這種機種已經淘汰，很難找到零件，修護非常麻煩。

千萬別因小失大

一家實施電腦化失敗的公司負責人提供經驗：「在選擇電腦機種時，雖須顧及自己的預算，但也不必向電腦公司透露預算的數字。因為這樣一來，對方為了做成生意，會極力推薦價錢合適的產品，也不管未來是否合用。」他建議，進行電腦化寧可寬列預算，免得未來弄成上下不得、進退兩難。若財力實在困難，寧可暫緩實施，先把內部的管理做好。

另一個選擇電腦應注意的問題，為它的擴充性。具可擴充性的電腦，在擴充時只須更換中央處理機，周邊設備、應用軟體等仍能繼續使用；有的甚且不必更換處理機，可以再連接數個處理機，擴充容量。

此外，電腦公司都會免費訓練用戶使用電腦。規模較大的公司，訓練課程通常較完善，為實際操作者、部門主管、經理人開有不同的課程，使大家都具備電腦概念，有助順利實施辦公室自動化。當然羊毛還是出在羊身上，因此大公司的電腦售價通常較高。

「一分錢，一分貨」的情形，同樣存在於軟體部分。

一分錢一分貨，有錯買的，沒錯賣的

業者都知道一種情形：負責推動電腦化的單位分別編列軟體與硬體預算，結果非但不被接受，還被高級主管訓了一頓，因為長官聽說，別的公司實施電腦化時，軟體是由硬體公司附送的。

其實，如果把電腦比做人，硬體是軀體，軟體就是大腦。電腦好不好用，固然受機器性能的限制，但若軟體設計得好，可使電腦的功能全都發揮；反之，設計不善，即使硬體再好，也是「英雄無用武之地」。

國內許多單位都願意花費鉅資購買硬體，在軟體方面的投資卻斤斤計較，結果造成電腦，「四肢發達，頭腦簡單」，用來自然不順心。

外包與內製宜相輔相成

有關軟體設計工作，如前所述，可全包給專業公司。但在國內而言，雖然知道這樣做很方便，但一來國內軟體業尚未發展成氣候，不易找到可靠的委託對象；二來也不願「受製於人」，因此幾乎沒有單位完全採「外包」方式。

與「外包」相對的是「內製」——欲實施電腦化的單位，本身成立電腦中心，雇用電腦專業人員，從規畫、分析、設計到維護，全部自己包辦。

這種方法也不很理想。機構內若編制很多電腦人員，開發初期的高峰過後，人員閒置，會成為管理上的困擾；若編制較少的電腦人員，則開發速度慢，緩不濟急，且品質可能也不及專業軟體公司。

因此大部分機構都採折衷方式，內部編制有電腦人員，與軟體公司合作進行開發、設計。

一般說來，規模較大的機構，有能力負擔較多的人員編制，可自行負責維護工作，只在初期及有額外大計畫時，才找軟體公司合作；規模較小的單位，則將大部分工作外包，機關內電腦人員擔任和硬體、軟體業者接觸、磋商的工作。

電腦部門負責人必須得當

無論採何種形式，電腦部門的負責人都很重要。「這個人選的得當與否，幾乎就可決定自動化的成敗。」苗豐強指出：「他不但要有電腦方面的專業知能、具建立資訊管理系統的經驗，還得善於表達與溝通，做為使用部門與軟、硬體公司間的橋樑。」

如前所述，進行軟體的規畫、分析、設計時，應有電腦、管理及熟諳此產業的專門人員共同參與，組織完善的軟體公司應有這三方面的人才，但仍要使用者配合，因為「只有使用部門最瞭解業務情形，也最知道自己的需求。軟體設計的好壞，深受使用者配合程度影響。」苗豐強說。

使用者雖瞭解業務，但因對電腦一竅不通，在將公司業務狀態及對電腦的期望告訴軟體公司時，難免不能切中要點或掛一漏萬；軟體公司的系統師與分析師講的術語，他們也不太懂，常會「答非所問」。這時就得公司的電腦人員居中「翻譯」及補充說明。

但即使「翻譯者」很稱職，使用單位與設計人員也很難「皆大歡喜」。因為使用者不懂電腦，不能適切表達需求，往往每天有不同意見，讓設計人員不堪其擾；也有些設計人員抱著「多一事不如少一事」的心態，明知按使用者的要求設計，未來會發生若干問題，或電腦的能力無法達到，也不明說，糾紛就不可避免地發生了。

必須做到充分的雙向溝通

要解決這些問題，必須做到充分的溝通，彼此都肯花時間與心力，體諒對方的侷限之處，不要求快，沉下心來聽對方說，有問題就問，這樣還是可以合作成功的。

另一種影響軟體設計的問題，是使用者的態度。

有些員工，尤其是基層、業務性質固定性與重複性高的員工會擔心，使用電腦後，需要的人力減少，自己是否會有失業之虞？還有的則因自動化後，有些已做熟的作業程序改變，覺得不便，因此對電腦不表歡迎。

主管得大力支持，並應費心宣導同仁的觀念

這時，就得高級主管出面做宣導工作，耐心講解使用電腦的種種好處，以爭取支持。

王安的林榮生說：「肯投資進行自動化的機構，都是有心求發展和成長的。自動化後雖可省些人力，但因業務不斷擴展，還是需要人處理，因此並不會裁員。只是在公司繼續成長後，可以不必增加、或者只需加較少的人。」

電腦化初期，許多資料要整理，並按規定輸入。開始進行電腦作業時，還需有一段測試時間，多半要三個月至半年，電腦使用才能上軌道，那時方可將原本的人工作業方式廢棄。因此，必定有一段「雙軌作業」的過渡期。

在整理資料及雙軌作業期間，許多使用者、甚至部門主管的工作都加重了；而電腦在測試期間，難免會發生錯誤，這時反對者就更理直氣壯地質問：電腦有什麼用？還不是會出錯？

中鋼公司在實施電腦化初期，也曾發生類似情事。當時的董事長、現任經濟部長趙耀東就反問：「人難道就不會犯錯？尤其剛開始做一件新工作時，能保證不犯錯嗎？」對方無言以對。若沒有趙部長當年的堅持，恐怕就不會有今天以效率聞名的中鋼。

電腦部門還擔負著「教育」的使命

在這最初的調適期，其他單位對新設的電腦部門，也不免有些排拒。「電腦部門人員應主動到各使用單位，詢問有何問題及是否需要幫忙。」第一信託電腦部經理麥蘭德說：「這時切忌擺出專家或指導者的態度，對某些使用錯誤的情形，也得特別耐心、和婉地指正。只要這段調適期順利渡過，以後就能慢慢上軌道了。」

另有一個有趣的現象，是美國貝爾實驗室曾做過一個研究，結果顯示，最少利用電腦的是高級主管。他們既決定耗費鉅資實施電腦化，必是肯定電腦的用途，為何自己反而少用呢？

一位資訊界人士指出：「電腦是種新東西，而高階人員多半年歲較長，不太了解電腦，又不好意思向屬下請教。因此雖然知道電腦的好處，卻苦於無法好好利用。中國人最好面子，這種情形一定比美國還多。」

麥蘭德認為：「有這種情形時，電腦中心的負責人應該『善體人意』，時常給主管上報告，報告要由淺漸深，不著痕跡地給長官一些再教育。」

聞道有先後，術業有專攻，應不恥下問

電腦部門人員固應體貼上司或同事，但其他人也宜修正自己的觀念及態度：聞道有先後，術業有專攻，在這分工精細的時代，人不可能什麼都懂，不懂的就應向專家請教。即使對方的職位不高、年紀也輕，但在這專業領域內，他是強者，就應「不恥下問」。

在我國推動辦公室電腦化還有個困難：電腦源於西方，可處理中文的軟體猶在發展中，索費較高。此外，中文是圖形文字，輸入較拼音字困難，目前雖有簡易輸入法，但歐美人自小就有使用打字機的習慣，而國人則無，故尚需一段時間適應。

綜合看來，實施自動化作業最大的困難還是在「人」。自動化的發展，勢必為人類傳統的生活與工作型態，帶來巨大的變革，在人的心理上，多少會產生撞擊。

然而，文明的腳步是無人能阻擋的。十八世紀工業革命發生時，也曾有許多工人反對、抗議，但機器仍是勢如破竹地攻入人類生活。現代人在面對電腦帶來的變革時，應有更高的處理智慧，那就是面對它、適應它、駕馭它，讓它成為用來得心應手的好工具。