淺談辦公室自動化的發展歷程

許多科幻小說家為我們描繪過一個充滿螢幕與按鈕的神奇世界——只要按一個鈕，就可使想見者的影像出現在螢幕上，聲音也傳了出來，雙方透過螢幕進行「面對面」的溝通；也可將辦公室的公文調出來，顯示在螢光幕上，進行研究批閱；想去圖書館借書，可在螢幕上把圖書目錄調出來看一遍，看看這個圖書館中究竟有那些書？想借的那幾本有沒有被借出？……那時足不出戶，就能解決大小事情。

現代資訊科技正一步步使這個夢想成真。在美國，擁有電腦的電話用戶，已能透過電話線及電信單位的交換機，互相傳遞貯存在電腦中的資料

紛紛趕搭「自動化」列車

明年元月起，我國電信局也將開始提供這項名為「接撥式數據通信」的服務。原本各自獨立實施自動化的辦公室，此後便能彼此交換電腦中的資訊，使辦公室自動化的發展向前邁進一大步。

許多公私機關正積極趕搭這班自動化列車，以提高工作效率，並為藉電腦與外界溝通作準備。許多平常生活所接觸的事物及處理方式，也因此有了改變。

以到銀行提款為例，只要將磁卡插入自動取鈔機，打上自己的密碼及欲提金額，鈔票便會自動由取鈔口送出；電腦同時改了存款記錄，不必像以前一樣——櫃臺小姐從一大疊登記卡中，找出領款人這張，寫上提款記錄，用手或點鈔機點清領取的數額，最後還要將卡片歸檔。

再以醫療實施自動化為例，醫院的工作效率也顯著提高。患者一看完病，藥方及帳單就由電腦傳送到領藥處及櫃臺，馬上可以取藥、付款。

更方便的是，醫院還開辦電話預約掛號。過去常有人預約後沒來就診，不但徒勞護士將病歷取出、收回，還佔了名額，使真正要求醫的人掛不到號。因此醫院為免困擾，多不接受電話預約。採用電腦後，每位患者的資料都輸入電腦，有無「爽約」，記得一清二楚，有二次不良記錄者，電腦自動不接受預約，不必再擔心有人掛號後不到。

這些都是辦公室自動化的成果。辦公室自動化的定義是什麼？發展過程如何？究竟能為我們做多少事？

生產自動化可節省人力、提高產量、減少誤差

自動化科技的產生，與其他科技一樣，都是以人類不斷追求更佳生活的意願為動力。

自古以來，人們就不斷動腦、動手以改善生活。原始時期，人們利用石頭、木材、動物的骸骨等材料，製造工具使用。一代代傳下來，工具的種類與用途愈來愈多，人們的工作也愈來愈省力。

十八世紀工業革命時，人們發明瞭機器，此後只要操作機器，讓機器代人工作，不僅節省人力、提高產量，產品規格也易控制。

後來，人類更進一步想以機器控制機器，使工作更省力，誤差更少。自一九五○年代第一代電腦出現後，這個夢想就逐漸實現。工廠所需人工日益減少，甚至有所謂的「無人工廠」。這種利用電子、機械等科技，以提高生產效率的做法，稱為「生產自動化」。

與「生產自動化」相對的，是「辦公室自動化」。由於各種機器、設備的使用，使「藍領階級」的生產力提高，相較之下，「白領階級」生產力的提高難望其項背。因此約在七、八年前，開始有人提出「辦公室自動化」的口號，倡導比照工廠做法，利用現代科技提高辦公室的工作效率。如今推動「辦公室自動化」已成為一股世界性的風潮。

辦公室自動化不可能完全取代人力

但「辦公室自動化」不可能像「生產自動化」一樣，達到無人操作的地步。

日本推行辦公室自動化的先驅——石原善太郎曾指出：「工廠是把原料輸入，製成產品輸出，以物開始、以物結束，且產品規格一致，可全由機器代勞。辦公室的主要工作是處理資料，在製造、記錄、計算或分類等過程中，都需要『判斷』，而且少有兩件事是完全一樣的，所以一定要有『人』介入其中。自動化設備只能做為一種輔助工具。」

哈佛企管顧問公司總經理洪良浩，說明辦公室利用各種工具處理資料的演進過程：

資料運算方面：筆算→算盤→電子計算機→資料處理機。

資料產生方面：手寫→打字機→電動打字機→文字處理機。

資料複製方面：用手多抄幾份→利用復寫紙→影印機→印表機。

資料保存方面：保留原始文件→利用微縮影機製成微縮影片，或存在電腦磁碟中。

資料傳遞方面：以人送達→電報、電話→傳真機→電腦通信網路。

電腦並非辦公室自動化的唯一工具

資料處理機、文字處理機，都屬於廣義的電腦，印表機與磁碟機為電腦的周邊設備，電腦網路則是電腦間的溝通管道。因此電腦已成為辦公室自動化的利器。

但洪良浩強調，電腦並不是辦公室自動化的唯一工具。如果某個機構只是想貯存資料，那麼買個微縮影機即可；若只是要複製資料，備置一臺影印機也就夠了，不一定要耗費鉅資購置電腦。

電腦更重要的功能是「整合」各種設備。王安公司總裁約翰．康寧漢曾說：「過去辦公室的工作，是由一些個別的工作所組成：如用電話聯繫、用打字機打文件、用影印機影印、用計算機算得數據，是由四個機器分別處理的。這種情形已因電腦的出現而打破，除各種設備都能藉電腦網路相連、彼此可交換資訊外，性能佳的電腦，已能集數據資料處理、文字處理等功能於一身，而且處理得比其他個別機器要好。」

電腦為辦公室自動化發揮多種功能

按發展先後，以下進一步介紹電腦在辦公室自動化過程中所能發揮的功能：

資料處理：電腦的前身就是計算機，它的第一個功能，是處理數據。除有快速、正確的計算能力外，只要將程式設計好，當某項目的數字有變動時，其他相關項目也能作連鎖式的自動改變。

舉個簡單的例子：成本是各種原材料和薪資金額的總和，當某項原材料價格或薪資數額改變，只要將此資料輸入，電腦就會自動調整成本數額。

文字處理：處理文字資料，具編輯功能。例如將一段文字輸入後，又要在其中加幾個字或幾句話，只要按「插字」功能鍵，將字加在欲加之處後，下面的文字會自動順延。

又如以電腦打信，許多公務信件的內容完全一樣，只是收信人的稱謂及所屬單位不同，電腦能將這些部分視需要改掉，然後透過印表機印出來，每封信都像專為一人打的一樣。此外，又如改變文章上每行的字數，或由橫排改為直排等，都只要向電腦下達指示，就會自動完成。

影像處理：許多統計數字，也許讓人看了不易抓到重點，難以瞭解各數字間的關係，若以圖表表示，就容易瞭解得多。具影像處理能力的電腦，只要將各有關數字輸入，並指示電腦以何種圖表處理，電腦就會依命令製成。

再以成本為各種原材料及薪資總和的例子來說，只要將各項目金額輸入，令其以圓形圖表示，電腦就會按各項金額所佔比例，繪出圓形統計圖。

影像處理功能還可用來進行「電腦輔助設計」，如設計汽車時，將各種需求變數輸入，電腦就會把各種數據整合，畫出符合這些條件的設計圖。

音訊處理：不必通過按鍵指示電腦，讓電腦直接聽懂口語命令。這項科技現仍在發展中。最新的電腦已能接受語音指揮，但只會聽標準的語言，帶有腔調的還聽不懂。

通訊網路：將電腦科技與通信科技結合，使人類走向資訊社會——每個家庭、機關、企業都有電腦，並彼此連線，成為一個全球性的通訊網。

因此未來的辦公室將打破把資料記錄於紙上的傳統方式，全部輸入電腦，直接處理、通信，每個人桌上只要有一個電腦終端機，不再有文件，成為「無紙辦公室」。

資訊社會指日可期

目前各廠牌的電腦都能與自家產品連線；不同廠牌的電腦，需透過「介面」連接（有如適用220V電源的錄音機，要插在110V插座時，需透過一個變電器），目前技術上已勉強能辦到，但成本太高，且有時在資料傳送上會出錯，有待進一步研究改進。但我們可以確定的是，未來這些問題都能克服，資訊社會指日可期。