蕭萬長「初生之犢不畏虎」
國貿局長蕭萬長出身外交官,英文極佳,又熟諳各種外交場合應對進退的禮儀,曾多次代表我國參加國際貿易談判,均能為我國爭取權益,被公認為開拓外銷的猛將。他在國貿局服務已十年,歷任稽核、組長、副局長等職,今年元月間升任局長。
蕭萬長今年四十三歲,為經濟部最年輕的主管,是個典型的青年才俊。趙部長愛用年輕人,認為年輕人比較有幹勁、有魄力,蕭局長笑著說:「年輕人做事確是比較沒有顧慮,因為『初生之犢不畏虎』嘛!」
五月一日,蕭萬長施展了他「初生之犢不畏虎」的一面,國貿局人事大幅調整,有七十五人調動職位,約佔全部員工的五分之一。這是國貿局成立以來,最大的一次人事調動,也是政府行政單位罕見的大手筆。
蕭局長表示:「人事調動多是平調,沒有獎懲意味,只是依各人的學經歷及過去的表現,將他們安排在更適合、更能激發潛力的崗位上。同樣的例行業務做了好幾年,難免令人感到厭煩,心生懈怠,調動一下,讓同仁們增加歷練,也可提高工作效率。」
對這次人事調動,國貿局內的一般反應都很好,一位女職員說:「大家都對新工作充滿新奇,有興趣學習,局媗蓎o生氣蓬勃。」
改變行為,要先改變觀念
蕭局長上任時,曾發表談話,表示他未來努力的目標,對內要激發同仁工作潛力,提高工作效率;對外要加強服務功能,以積極的服務代替消極的管理。四個多月來,他朝著這兩個目標邁進,而有一連串的措施,人事調動為其中之一。其他的主要措施,還有:加強內部溝通,培養同仁的判斷力,輸出入登記由過去的三天發證縮短為一天,櫃台人員午間辦公,設置「服務信箱」做為與業者溝通的孔道等,使得國貿局氣象一新,行政效率顯著提高,獲得工商界普遍好評。
「觀念是最重要的」,蕭局長說:「許多行政效率的改善,其實只是觀念問題。」以發證時間縮短為一天為例,他告訴同仁:「反正申請的案子來了,不管是三天、或是一天,總歸是得辦理,那為什麼不早點把工作做完呢?對廠商來說,時間就是金錢,拖拖拉拉,萬一耽誤人家做生意,罪過就大了。」同仁們聽了深覺有理,辛苦了幾天,把過去積壓的案子處理掉,然後以正常的工作速度,一天就可以發證了。
公家機關升遷較難,有些人工作了好幾年,始終沒有升遷,不免情緒低落。蕭局長就常常為屬下打氣,他說:「使命感和成就感不一定和職位高低成正比,只要記得自己的工作很重要,並在崗位上努力,表現若能受上級賞識、同仁佩服及外界讚賞,縱使不位居高階,也自有高階的氣質。何況,只要好好表現,一有機會,上級自然就會考慮你。」
此外,蕭局長還致力培養同仁綜覽大局及正確判斷的能力。他說:「對較重要的公事,我除了批示意見外,還要所有承辦人員聚在一起討論,把每個人的看法提出來,當面溝通。這是個互相切磋的好機會,我不一定對每個問題深入瞭解,但我能做通盤考慮;承辦人員也許對某問題瞭解很深入,但看法卻偏於一隅。我希望藉由這種溝通方式,擴大同仁們的視野,培養出良好的判斷力。」
但這麼一來,局長自己可累壞了。他每天工作時間都超過十二個小時,雖然仗著年紀輕、身體好,可以支撐得住,但終非長久之計。好在這只是個過渡時期,蕭局長表示:「我還是主張充分授權、分層負責。同仁們逐漸有了判斷力,溝通時就省力多了。而且他們漸漸就會知道什麼公文該往上呈,什麼事應該自己做決定,那時我就可以把花在行政業務上的精力,轉移到多與業者接觸,及發掘問題、思考問題上。」
以外銷實績做為獎勵優惠標準
即使是在「過渡時期」,蕭局長還是很樂意抽出時間,與廠商接觸,藉以瞭解他們的問題,並提供有效的服務。他說:「我們要努力做到,凡是廠商想把產品外銷,而不知從何下手、或遭遇困難時,都會想到找國貿局幫忙。國貿局可以提供資料,幫他決定外銷地點,告訴他應注意的事項及該辦的手續,甚至還可以由駐外商務人員為他安排國外的展示會。不過,要提高外貿的成長率,還得靠業者合作,政府只能把一條原本崎嶇的路鋪平,讓人們能順利通行,至於肯不肯走上去,走的步調有多快,走的路程有多長,還是操在廠商自己手上。」
因此,政府要加強獎勵肯努力、走得快的,讓不肯向前的,自然淘汰。目前國貿局正在修改「出進口廠商輔導管理辦法」,將實績高的貿易商和出口商名冊,分發給國內外貿易業和銀行融資業,做為徵信參考,並做為政府獎勵優惠依據。經營欠佳、外銷實績差的貿易商,則不加輔導,任其自然淘汰。
對於外貿成長遲緩,甚至四月份還曾出現負成長的情形,蕭局長認為,這是世界經濟不景氣與經濟轉型期間的必然現象,值得注意,但不必太憂慮。他以一貫「不畏虎」的豪氣說:「工商界應該有信心。想想三十年前,我們什麼都沒有,現在我們已有這麼好的基礎,還有什麼好憂慮呢?」
徐國安衝勁不亞於年輕人
除了國貿局,目前在經濟事務上最受矚目的,就是工業局了。
工業局成立於民國五十九年,對我國十幾年來的經濟發展,立過不少汗馬功勞。但最近經濟遲滯不前,工業發展出現了轉型期中的瓶頸局面,在無法開創新局之際,主管其事的工業局,自然是毀多於譽。
趙部長來自工業界,上任後立刻著手整頓工業局,除成立「工業局業務研究小組」,進行評鑑外,並於二月十五日改組人事,由他親自遴選的局長徐國安,副局長林茂宗和吳惠然走馬上任。其中,徐國安學的是化工,林茂宗擅長工業工程,吳惠然則是經濟計畫的專家,三個人相輔相成,成為一個圓滿的組合。
徐國安畢業於浙江大學化工系,在中國石油公司服務了三十五年,歷任副工程師、組長、業務經理等職。在中油公司時,他就以有幹勁、魄力足、對該做的事從不退縮著稱。
徐國安今年五十七歲,已經不算年輕,能被趙部長委以重任,是因為他的幹勁不亞於年輕人。一般人年紀愈長,顧慮愈多,人也變得世故,年輕時的衝勁逐漸消失,但徐國安卻恰恰相反,他說:「年齡愈長,我的兒女也愈來愈大,他們能照顧自己,我就沒有後顧之憂,更可以放手去做。」
嚴格實施分層負責
工業局是個燙手山芋,徐國安有心整頓,精神壓力特別大。因此他在從知道自己任命的消息到接事,不到一個月時間,體重掉了兩公斤,晚上經常睡不著覺,腦海婼L桓的,都是工業局存在的問題及改進之道。
最大的問題是,隨著經濟的發展,工業局承辦的業務愈來愈多,而公家機關組織編制較無彈性,人手的增加,跟不上業務成長的速度,人力多疲於應付行政事務,忽略了開展性事務的計畫與研究。因此,徐國安接事後,第一件要做的,就是簡化作業流程,提高行政效率,然後才有餘力進行計畫研究。
目前計畫研究的重點是,研擬機械、汽車、電子及資訊等策略性工業發展方案,並對傳統工業,如紡織、石化等,研擬一套突破現狀、求升級的對策,供經濟部作為決策的參考。
徐國安嚴格實施分層負責,將簡化流程交給長於工業工程的副局長林茂宗負責。研擬計畫部分他指示了原則:「公平——以某種行業為輔導對象,而不以特定廠商,如規模大的、或難以維持的廠商為對象,讓國內成為一個公平競爭的自由市場。」其餘細節,全交由副局長吳惠然負責。他自己忙著對外開會、與廠商接觸、和局內同仁溝通,由兩位副局長每天向他報告工作實況,並共商策略。
他也鼓勵屬下,多與業者接觸,以瞭解他們的困難和需要,這種作風與傳統回異。過去公務員多半為了避瓜田李下之嫌,如無必要,都儘量不與業者打交道,即使是公事上的往來,也多不希望面談,而採用行文方式。可是來文有時因語焉不詳或資料欠缺,而被退回給業者;但有時覆文也過於簡略,業者無從瞭解,又需再次來文。公文旅行的結果,一方面浪費時間,不能便民;另方面也讓業者猜疑,是否需要「意思一下」才能完成手續,造成雙方的困擾。
徐局長說:「弊病的產生,不在面談或以公文往來,而是制度有漏洞。只要制度健全,承辦人員就不會有機會上下其手。」
負責建立健全制度的,就是長於工業工程的副局長林茂宗。
林茂宗是經濟部歷來最年輕的副局長
林茂宗原任中國鋼鐵公司工業工程處副處長,今年三十六歲,是經濟部歷來最年輕的副局長。由於認為自己還年輕,有必要到經濟部這個大環境見見世面;再則也感於青年對國家的責任,於是他放棄中鋼優渥的待遇,接受趙部長的徵召。
「工業工程」是一門管理學問,利用數學、自然科學與社會科學等專門知識,設法求出答案,使機構中的人力、物料、設備等,做最有效的應用,以節省成本,提高生產力。工業工程與企業管理類似,但較偏重工業方面,工程師除了需對管理有研究,還得具備物理、機械……等工業方面的知識。
舉個林茂宗在中鋼工作的實例來說,高爐煉鐵所需要的焦炭,要合乎一定的規格,焦炭是由各種不同品牌的煤炭,粉碎後,依特定比率拌合,再經煉焦過程而製成。而每種煤炭的成分與售價不同,如何利用各種煤炭的特性,使燃燒最為理想:火力足可煉鋼、成本卻經濟,就成了一個值得研究的課題。林茂宗以工業工程中的一個項目——線型規劃,精確算出各種煤炭所應佔的比率。他說:「節約能源不是關關燈、關關電視就能做到,而是需要科學化的統計、分析和管理。」
中鋼公司擁有工業工程專家一百多人,是國內最先重視這種管理科學的機構。出身中鋼公司的趙耀東部長,深切瞭解管理的重要,因此決定將它引進工業局,期能切實改進工業局以往的缺失。
以工業工程的管理方法減化流程
林茂宗上任後利用工業工程處理的第一個問題,是簡化流程。他組織「業務簡化小組」,詳細研究過去的工作流程,發現其中有許多不必要的程序,僅是因為「援例辦理」。開例的當時,這些程序也許確有需要,但時過境遷,需要的因素消除了,行政程序卻已僵化,承辦人員又不知變通,往往公文旅行,浪費了許多的時間精力,工作效率自然就低。因此,林茂宗重新檢討各項作業項目及流程,將不必要的盡數刪去。
他也正逐步為工業局建立一套完善、足以杜絕弊病的制度,最先完成、並已公佈實施的,是明白規定自申請到發證的時間。以目前申請者最多的抵減案為例(政府為獎勵投資,規定生產事業盈餘在不超過當年度投資生產設備金額百分之十至百分之十五限度內,可抵減當年度應納營利事業所得稅),新規定是從申請當天算起,承辦組、文書組各以三天完成作業,加上一天公文傳遞的緩衝時間,自收件到發證,總共應是一星期。不但比以前平均十六天才能發證提前九天,更重要的是,明定發證時間,承辦人無法藉故拖延,而業者也不必苦等簽證不到,產生是否需要「意思一下」的猜疑。
業務簡化小組的下一個工作,是徹底檢討日常事務性的工作項目及法令,將不必要的、目前做不到的刪除,效率偏低的合併、減化,並儘量授權民間單位負責,使日常事務性工作減至最少,這樣大家才能有餘力去從事發展性的事務。
吳惠然研擬策略性工業發展方案
工業局另一位副局長吳惠然,擁有農經博士學位,原任經建會部門計畫處副處長,擅長研擬經濟計畫和預測景氣。常被做為決策參考的經建會「景氣信號燈」,就是由他構思、設計的。
景氣信號燈,是研究、分析國內外各種統計資料,以預測未來五個月的景氣。該燈共有五個燈號,各有代表意義:雙紅燈——太過發展,有通貨膨脹、貨幣貶值的危險;紅燈——有過度發展的傾向;綠燈——景氣良好;黃燈——景氣平平;藍燈——景氣低迷,投資意願低落。自去年九月至今,景氣預測都呈藍燈。
民國六十二年,吳惠然開始構思成立信號燈時,他許多同事都不以為然。因為預測的基礎在於完備、正確的資料,而當時國內統計資料正確度不高,而且很多都付諸闕如。但吳惠然堅持去做,他利用夜晚及假日,拜訪業者,指導他們如何利用政府的服務,並將他們的問題及意見反映到經建會,作為擬定政策的參考。因此業者們多願與他接近,提供他所需的各種背景資料。
他花了四年時間,蒐集並比對資料,到民國六十六年正式成立信號燈。幾年來,由於預測準確,信號燈已建立了權威。雖然吳惠然已離開經建會,但仍有人接手去做。回憶起當年,很多人說他是「傻瓜,專做不可能做到的事。」吳惠然說:「我寧願當傻瓜,因為我不希望我們的下一代,面對景氣預測水準比別的國家差一大截的局面。」
現在,吳惠然也同樣以當「傻瓜」的精神,全心投入,研擬策略性工業發展方案及傳統型工業求升級的對策,預計在六月底,將有初步成果。
隨時發現問題,隨時調整因應
這些經濟部長的左右手,是與趙部長一起為我國經濟發展政策掌舵的人,他們都是經濟事務人才的一時之選,也都有心貢獻所學。他們提出來的政策及執行辦法,或許並不是十全十美的,但我們有理由相信,他們會在執行中細心地發現問題,面對現實,潛心思考調整因應辦法,並且絕不諱疾忌醫,願意及時修正,趙部長就曾經說過:「我最佩服尹仲容先生,他有時上午發了命令,下午就改,別人說他這是『朝令夕改』,他說:『我發現自己錯了,當然要改。』同樣的,如果發現有錯,我絕不會為了顧及一己尊嚴,而任它錯下去,一定要馬上更正。」有此想法,雖然趙部長自謙上任以後是「努力有餘,成績不佳」,但我們仍然充滿信心,相信他們可以把國家經濟發展的舵掌得穩、掌得正確。